Practical Excel応用：簡易検索 2009.02.06
ここでは関数を応用し簡単な「検索」を行い結果を表示します。「生徒を名前で検索する」「住所を指定し特定地域の生徒をピックアップする」などの応用が考えられます。この簡易検索は私のお気に入りの一つです。
ここでは仕組みを知る事に重点を置くため、最もシンプルな形で作成していきます。
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簡易検索の設計
まずは、どのような形にするのかを考えます。それでは、ここで作るモノを簡単に説明をします。
概要
・氏名や住所といった「項目」をドロップダウンリストより選択し、セルに任意の文字列を入力すると、
選択した「項目」の中で、その文字列が含まれるリストが表示される
・データ入力欄（氏名・性別・住所）は４０人分作成
・表示リスト枠はデータ入力欄と同じ数（４０人分）作成
使用シート
「データ」シート・・・氏名・性別・住所を入力するシート。欄は４０作成
「検索」シート・・・検索用のシート。表示リスト枠は４０作成。「項目」選択セルと「検索用セル」を作成
データの誤入力を防ぐため「入力」シートと「検索」シートとは別に作成することにします。
「データ」シートの作成
まず「データ」シートを作成し、そこに「氏名・性別・住所」欄を作っていきます。
データ数把握のための「通し番号（No.）」列と、項目全てを対象とする「すべて」列、「作業列※」を付け加えます。
※作業列は検索に使用する番号の表示に使用します。
「通し番号」・・・A列。検索で使用
「氏名」・・・氏名を入力する欄
「性別」・・・性別を入力する欄
「住所」・・・住所を入力する欄
「すべて」・・・「氏名・性別・住所」を繋げた「すべて」の項目作成のための作業列
「作業列」・・・条件に合わせ番号を表示するための検索用作業列
では次に、セル範囲に名前を定義します。
「項目」欄（セル範囲[$B$1:$E$1]）：[Area_Name]
「氏名・性別・住所」欄（セル範囲[$B$2:$D$41]）・・・[Data_Area]
「作業列」欄（セル範囲[$F$2:$F$41]）・・・[Num_Data]
「検索」シートの作成
次に「検索」シートを作成します。最初は「表示枠」を作ります。ここでは通し番号（No.）と、氏名、性別、住所の３つを表示できるように罫線で区切ってあります。
そして、「項目」を選択するセル（薄黄部）と、検索用入力セル（薄緑部）を準備します。
文字を枠内に収めるため、使用セル範囲の書式は「縮小して全体を表示する※」に設定します。
※セル範囲を「右クリック」→「セルの書式設定」→「配置」→「縮小して全体を表示する」にチェック
では次に、セルに名前を定義します。
項目ナンバー表示セル（セル[B3]）：[N_Data]
「項目」選択セル（セル[C3]）：[Select]
検索用入力セル（セル[E3]）：[T_Data]
それでは、次に「項目」の選択をリストで行うため、セルに入力規則を設定します。
「データ」→「入力規則」→「入力値の種類」にリストを指定→「元の値」に=Area_Nameを指定。
数式の挿入
それでは数式を挿入していきます。座席表や委員会名簿と比べるとやや複雑になります。
「データ」シート
●「すべて」列の役割
「すべて」は、その行の「氏名・性別・住所」全ての文字列を検索対象とするための項目です。
CONCATENATE関数で、「氏名・性別・住所」を結合し一つのセルにまとめます。
【セル[E2]に挿入する数式】
=CONCATENATE(B2,C2,D2)
●「作業列」の役割
「作業列」は、その行の該当項目に、検索値があるかを確認し、結果を表示する列です。
１．セル[T_Data]（検索用セル）に値が入力されたかを確認
２．値が入力されたなら、その値が、その行の指定された「項目」内にあるかを確認
３．確認できた場合、その行の「通番(No.)」を表示（確認できなければ「空白」）
【セル[F2]に挿入する数式】
=IF(T_Data="","",IF(ISERROR(FIND(T_Data,INDEX(B2:E2,1,N_Data))),"",A2))
「入力」シート
●セル[N_Data]の役割
セル[N_Data]は表示項目の番号を表示します。
その番号は「データ」シートの作業列の、INDEX関数で使用されます。
１．セル[Select]（項目選択セル[C2]）の値を調べる
２．空欄だったら「4※」を表示し、空欄でない場合は、セル範囲[Area_Name]の中で
その値の位置が何番目かを表示する（位置はMATCH関数で調べる）
※セル[Select]が空欄の場合は「すべて」の項目を選択した時と同じにするため。
【セル[N_Data]に挿入する数式】
=IF(Select="",4,MATCH(Select,Area_Name,0))
●セル[D2]の役割
セル[D2]は、セル[Select]が空欄でない場合に「に」を表示する。
【セル[D2]に挿入する数式】
=IF($C$2="","","に")
●リスト表示部
リスト表示部（セル[C5:E44]）に挿入する数式の意味の説明です。
１．「データ」シートの「作業列」セル範囲[Num_Data]中の、△番目に小さい値を調べる
２．調べた値を基に、「データ」シートのセル範囲[Data_Area]から任意の値を表示
※SMALL関数がエラーの場合は空欄になります。
【セル[C5]に数式を挿入の場合】
=IF(ISERROR(SMALL(Num_Data,$B5)),"",INDEX(Data_Area,SMALL(Num_Data,$B5),1))
※「性別」「住所」に挿入する数式は、上記数式のINDEX関数の列指定値を変更します。
数式の一番右の数字です。性別は２列目なので「2」、住所は３列目なので「3」を指定します。
簡易検索
ここまで作業を進めたら完成になります。必要な場合はシートの保護をして下さい。
シート保護
シート保護時でも値の変更を可能にするセル（ここでは入力欄）を選択し、 「右クリック」→「セルの書式設定」→「保護」→「ロック」のチェックボックスをOFFにします。
その後、「ツール」→「保護」→「シートの保護」→（保護にパスワードをかけるなら「シートの保護を解除するためのパスワード」を入力）→「OK」
完成
サンプルファイル
サンプルファイルを準備しました。先にも記述しました通り「仕組みの理解」に重点を置いているため実用的な作りにはなっていません。自分なりに改変しご使用下さい。尚、ファイルによる問題が生じないよう気をつけておりますが、万が一、本ファイルの使用によって損害等が生じたとしても、責任は取りませんので、悪しからずご了承下さい。
サンプルファイル「簡易検索」 ダウンロード
